Istruzioni per Track Manager
Consultazione e gestione paper
Per poter consultare i paper inviati alla propria Track è sufficiente cliccare su “Submissions” presente nella barra di navigazione, oppure cliccare sul numero presente nella propria Dashboard, box “SUBMISSIONS”.
E’ possibile anche eliminare un paper mediante “delete”, se per qualsiasi motivo risulta di troppo – ad esempio è un doppione di una submission già esistente. Qualsiasi paper eliminato può essere comunque recuperato all’occorrenza.
In ultimo è possibile anche ritirare (“withdraw”) un paper per conto degli autori, ad esempio nel caso in cui non ritengano più di volerlo sottoporre al Convegno. L’operazione di withdraw può essere eseguita anche a paper “accepted”, ciò comportando anche la rimozione dal programma, se del caso, e l’annullamento d’ufficio delle review eventualmente in corso. Sarà richiesta obbligatoriamente una motivazione, e verrà inviata una notifica a tutti i Track Manager e agli Admin.
Preparazione referaggi - nuovi referee
Affinché un nominativo possa risultare assegnatario di un paper per effettuarne il referaggio deve assumere formalmente il ruolo di referee su piattaforma. Le review possono essere assegnate anche a Manager (se registrati su piattaforma come tali), sia di Track diverse dalla propria, quindi con double blind review effettiva, che della propria Track, per costoro quindi comportando per forza di cose una review single blind.
Ciò premesso, vi sono due modalità con le quali assegnare lo status di referee ad un nominativo:
- creare ex ante un’utenza per una persona che si intenda coinvolgere come referee (prima parte del video) assegnando da subito lo status di referee per la propria Track,
- oppure assegnare lo status di referee ad un nominativo già presente in elenco come utente standard della piattaforma, contestualmente all’assegnazione del paper in referaggio.
Assegnazione paper a referee
Per poter assegnare un paper in valutazione ad un referee si passa sempre da “Submissions” (barra di navigazione) per poi cliccare su “Assign paper to referees”, se si tratta di un paper ancora senza assegnazioni, oppure su “Update referee(s)”, se con assegnazioni già presenti.
Nella lista a disposizione saranno elencati, nell’ordine:
- i referee correlati con la Track corrente e tutti i Track Manager registrati sulla piattaforma,
- i referee definiti su altre Track,
- tutti gli altri utenti, autori di paper e semplici utenti registrati – questi ultimi, se selezionati per procedere con la review, verranno anche promossi contestualmente a referee della Track.
Sostituzione referee
Per poter cambiare l’assegnazione di un paper ad un referee basta passare dalle “Submissions” e poi usare il comando di “update referee(s)”. Nel caso di review che prevedano più di una valutazione, sarà necessario selezionare esplicitamente il referee da sostituire.
Sia al sostituto che al referee rimpiazzato arriverà una notifica di servizio per informarli dell’avvenuta sostituzione / nuova assegnazione.
Come nelle altre operazioni, anche in sede di “update” verranno mostrate a video le informazioni concernenti il referee selezionato, ovvero le eventuali assegnazioni correnti o concluse.
"Decline" da parte di un referee / Annullamento referaggio
Ai referee è consentito di poter inviare il “decline” di un determinato referaggio assegnato. Nella prima parte del video viene illustrata l’operazione eseguita a tal fine dal punto di vista di un referee. Tale “rifiuto” comporta l’invio di una notifica che contestualmente informa sia il referee stesso che il / i Track Manager interessati, in copia nascosta (BCC).
Il Track Manager ha a sua volta contezza del “decline” anche dalle pagine di gestione sotto “other assignments”, potendo quindi procedere con nuove assegnazioni per il paper in questione come da precedenti istruzioni.
Viceversa per annullare espressamente la review di un referee – cosa possibile solo quando NON completata – il Track Manager può cliccare su “update referees” e poi selezionare l’ultima voce nell’elenco dei referee corrispondente a “Cancel review for selected referee“, e poi confermare. Anche questa operazione comporta l’invio di una notifica mail al referee in cui lo si informa del fatto che non è più tenuto a procedere con il referaggio.
video in preparazione
Riapertura di una review
Qualora si dovesse rendere necessario riaprire una review già compilata, ad esempio dietro richiesta di un referee oppure se per qualsiasi motivo fosse utile perfezionarla in qualche modo, è sufficiente passare dalla consultazione dei singoli referaggi, cliccare sul dettaglio e poi, in fondo al modulo di valutazione, su “Re-open Review“.
L’operazione comporta l’invio di una notifica al referee che lo avverte dell’avvenuta riapertura invitando a procedere appena possibile con una verifica, eventuale correzione e chiusura del referaggio.
La riapertura di una review può essere eseguita in qualsiasi momento, anche dopo la “due date” richiesta per la compilazione della valutazione.
Consultazione situazione reviews
La situazione delle reviews rispetto ai singoli paper la si può osservare mediante la colonna “status” laddove viene evidenziato se per una data proposta si sono concluse (“reviews completed”) oppure ve n’è almeno una in corso (“under review”) oppure il numero delle reviews completate non è congruo con quelle previste (“reviews not completed”).
Viceversa per consultare la situazione dal punto di vista dei referee, in sede di inserimento o aggiornamento di una review il sistema dà conto dello status di quelle eventualmente già assegnate al referee selezionato in elenco, completate e non.
Inoltre, per avere poi un quadro più complessivo e focalizzato su tutte le valutazioni effettuate, al di là delle maschere di assegnazione, vi è un ulteriore strumento riepilogativo a cui si accede dalla propria Dashboard (“Assigned Reviews”) altresì dotato di filtri di ricerca grazie ai quali consultare ad esempio per singolo referee, oppure per status del referaggio.
video in preparazione
Commenti dei referee
Sia per una analisi generali dei referaggi effettuati, che in vista delle operazioni di acceptance, può essere utile consultare il dettaglio dei commenti ivi compilati dai referee, sia quelli destinati agli Autori del paper valutato (quindi con giudizi di merito ed eventuali consigli di miglioramento) sia quelli per gli Admin, quindi ad uso interno, utili per esplicitare ulteriormente la valutazione ed agevolare le considerazioni dei Track Manager sul paper in questione.
Paper Acceptance
In sede di acceptance di un paper viene richiesto di contemplare la possibilità di condividere un referaggio, ed in particolare i “Comments for Authors” compilati dai referee, con gli autori stessi.
Apponendo l’apposita “spunta”, i commenti selezionati verranno inviati agli autori per email contestualmente alla comunicazione di ACCEPT o di DECLINE del paper.
All’occorrenza anche l’intero referaggio può essere condiviso con gli autori, se si ritiene, e quindi anche tutti i markings, chiaramente da ciò sempre rimanendo esclusi i “Comments for Admin” e restando tutto sempre anonimo, trovandosi in regime di review double blind.
Dopo l’ACCEPT il paper risulterà accettato per il Convegno, e agli autori verrà richiesto a quel punto di caricare il paper definitivo, e quindi non più anonimo.
video in preparazione